Název zdroje: Osobní finance, (http://www.finexpert.cz/Osobni-finance/)
Zařídit si firemní kancelář, platit její provoz a třeba i asistentku, je nákladnou záležitostí. Zvlášť pro menší podnikatele to bývá velká položka v rozpočtu. Pokud nepotřebujete kancelář denně, existuje možnost, jak tyto výdaje ušetřit.
Místo v kanceláři jste neustále na cestách, na schůzkách s klienty, a když můžete, práci si berete domů? Jestli vaše kancelář většinu dní v týdnu zeje prázdnotou, popřemýšlejte o kanceláři virtuální. Můžete ušetřit desítky tisíc měsíčně, zároveň získáte prestižní adresu a možnost dalších služeb.
Pro koho je virtuální kancelář? Tento typ sídla je vhodný spíše jen pro menší a střední podnikatele, kteří jsou často na cestách nebo pracují doma. Tyto kanceláře také často využívají obchodní firmy, jejichž manažeři hodně cestují, nebo pracují na home office.
Sekretářka v pronájmu
Pokud si pořídíte virtuální kancelář, získáte korespondenční adresu nebo přímo i sídlo u specializované firmy, která vám bude zajišťovat administrativní zázemí. Získáte také vlastní telefonní linku a hovory od zákazníků či dodavatelů budou přijímány jménem vaší společnosti. Podle vašich instrukcí je buď vyřídí operátorka a předá vzkaz nebo může být hovor přepojen přímo na váš mobil.
Sekretářka v pronájmu
Pokud si pořídíte virtuální kancelář, získáte korespondenční adresu nebo přímo i sídlo u specializované firmy, která vám bude zajišťovat administrativní zázemí. Získáte také vlastní telefonní linku a hovory od zákazníků či dodavatelů budou přijímány jménem vaší společnosti. Podle vašich instrukcí je buď vyřídí operátorka a předá vzkaz nebo může být hovor přepojen přímo na váš mobil.
Zajištěn budete mít také příjem pošty. O příchodu korespondence dostanete ihned zprávu, můžete si ji vyzvednout nebo nechat přeposlat na jinou adresu. Rozsah služeb je u každého podnikatele individuální, záleží na domluvě. V případě, že se budete potřebovat sejít se zákazníkem osobně nebo uspořádat jednání, můžete si krátkodobě pronajmout zařízenou kancelář nebo zasedací místnost. Tak zvaná business centra, která virtuální kanceláře provozují, mají pro tyto účely připraveny prostory a odpovídající techniku.
Zaplatíte tak pouze za čas, který v kanceláři skutečně "prosedíte". "Překvapila nás vysoká úroveň vybavenosti a služeb, já osobně mám zkušenost s využíváním normální kanceláře. Kdybych v době zakládání své první společnosti věděl o této možnosti, určitě bych si virtuální kancelář zřídil," říká klient virtuální kanceláře Roman Čmiel, ředitel ostravské firmy Openway, která se zabývá prodejem stavebního materiálu.
Sídlo, kde je potřeba
Podnikatele do virtuálních kanceláří láká hned několik důvodů. Hlavní výhodou je podle Jany Babůrkové ze společnosti SMART Office úspora nákladů. Ty v případě pražské adresy mohou dosahovat i desetitisíců korun měsíčně. "Dalším plusem je profesionální image a vyšší prestiž například pro podnikatele z venkova, kteří své sídlo přenesou do velkého města," domnívá se Jana Babůrková.
Díky této službě tak může firma expandovat do dalšího města, do zahraničí nebo zahraniční společnost k nám.
Sídlo, kde je potřeba
Podnikatele do virtuálních kanceláří láká hned několik důvodů. Hlavní výhodou je podle Jany Babůrkové ze společnosti SMART Office úspora nákladů. Ty v případě pražské adresy mohou dosahovat i desetitisíců korun měsíčně. "Dalším plusem je profesionální image a vyšší prestiž například pro podnikatele z venkova, kteří své sídlo přenesou do velkého města," domnívá se Jana Babůrková.
Díky této službě tak může firma expandovat do dalšího města, do zahraničí nebo zahraniční společnost k nám.
Pokud firma zjistí, že se jí třeba v novém regionu nedaří, ihned bez poplatku virtuální kancelář zruší. Je to mnohem jednodušší než zavírat klasickou pobočku a propouštět zaměstnance. Také když podnikatel nechce umístit sídlo firmy do místa svého bydliště, je tato varianta možné řešení.
Jak si vybrat
"Vyberte si solidní firmu s historií v oboru, dostatečnými referencemi a portfoliem sídel. Jen u takové máte záruku, že bude vše stabilní, transparentní a plně v souladu se zákonem," upozorňuje obchodní manažerka SMART Office Jana Babůrková. Nejlepší je osobní návštěva, na které se můžete seznámit s tím, jak to v daném business centru funguje.
"Vyberte si solidní firmu s historií v oboru, dostatečnými referencemi a portfoliem sídel. Jen u takové máte záruku, že bude vše stabilní, transparentní a plně v souladu se zákonem," upozorňuje obchodní manažerka SMART Office Jana Babůrková. Nejlepší je osobní návštěva, na které se můžete seznámit s tím, jak to v daném business centru funguje.
Po specifikaci rozsahu služeb můžete mít kancelář k dispozici prakticky ihned. K uzavření smlouvy stačí průkaz totožnosti a doklad prokazující oprávnění jednat jménem dané společnosti - v případě již existující společnosti je to výpis z obchodního rejstříku. Když se jedná o nově založenou společnost, donesete notářem sepsanou zakladatelskou listinu nebo společenskou smlouvu. U nově vznikající firmy je plně funkční virtuální kancelář uvedena do provozu až po registraci do obchodního rejstříku.
Na co pozor
Jestli vám bude virtuální kancelář sloužit nejen jako korespondenční adresa, ale budete mít zde i sídlo, zpozorněte. Definice sídla podle zákona je v případě virtuální kanceláře někdy na hraně, v místě business centra sídlí i stovka firem, takže ve skutečnosti není možné se kdykoliv setkat i s vedením společnosti, což by mělo být dodrženo.
Na co pozor
Jestli vám bude virtuální kancelář sloužit nejen jako korespondenční adresa, ale budete mít zde i sídlo, zpozorněte. Definice sídla podle zákona je v případě virtuální kanceláře někdy na hraně, v místě business centra sídlí i stovka firem, takže ve skutečnosti není možné se kdykoliv setkat i s vedením společnosti, což by mělo být dodrženo.
Musíte si tedy dávat pozor na splnění zákonem stanovených požadavků na sídlo firmy. Že na dané adrese sídlíte, by mělo být viditelně označeno názvem firmy a identifikačním číslem. Podnikatel má mít v sídle společnosti zajištěné přebírání písemností, okamžitě byste měli dostávat avízo o zásilce. Musíte mít zabezpečen kontakt s veřejností a úřady. Jako uživatel máte mít dokonalý přehled o všech návštěvách.
Poskytovatel vám také musí garantovat, že v době trvání smlouvy nedojde ke změně vlastnických práv k prostorám, ve kterých je vaše sídlo umístěno. Hrozilo by, že byste si pak narychlo museli hledat sídlo nové. Pokud provozovatel tyto povinnosti neplní, může být klient opakovaně pokutován, ze strany úřadů, nebo může dojít až k návrhu na likvidaci firmy pro nesoulad se zápisem v obchodním rejstříku.
(Kamila Ondráčková)