Česká republika předběhla v eGovernmentu celou řadu států tím, že byly zavedeny datové schránky jako elektronické úložiště určené k doručování dokumentů orgánů veřejné moci a k provádění podání vůči nim. S účinností od 1. 11. 2009 tedy probíhá v České republice většina komunikace mezi úřady a právnickými osobami zapsanými v obchodním rejstříku přes tyto tzv. datové schránky a ustupuje se tedy od klasického doručování písemností v listinné podobě.
Datové schránky jsou pro právnické osoby povinné a pro právnické osoby zapsané v OR jsou zřizovány Ministerstvem vnitra automaticky a bezplatně. Ministerstvo vždy zašle přístupové údaje k datové schránce statutárním orgánům právnické osoby. Datová schránka je zpřístupněna prvním přihlášením právnické osoby, nejpozději však do 15 dní po dni doručení přístupových údajů právnické osobě. Dokumenty, dodané společnosti prostřednictvím datové schránky, mají stejnou váhu jako doporučené zásilky s dodejkou, a to i do vlastních rukou.
Tolik fakta. A jaká je skutečnost?
Znamená to ulehčení státní správě. Znamená to možnost komunikovat se státní správou elektronicky. Znamená to však také ulehčení pro podnikatelskou veřejnost? Zde už odpovědi nejsou ani tak jednoznačné, ani tak pozitivní.
Zprávy v datových schránkách jsou po 10 dnech po doručení automaticky pokládány za přijaté - proto je nezbytné firemní datovou schránku neustále kontrolovat nebo nastavit upozornění na došlé zprávy.Samozřejmě je nutné hlídat, zda byl dokument doručen do datové schránky společnosti, zmocněnce, či poštou na adresu zmocněnce který nemá datovou schránku. Přijde Vám to matoucí? Není to vše.
Podnikatel musí zvážit, zda konkrétní listinu budete potřebovat i po uplynutí 3 měsíců, protože pokud si nepřiplatí za možnost delšího uložení, dokument bude smazán. Dokument, který je doručen do datové schránky, musí být konvertován, aby byl dále použitelný. Příkladem může být aktualizace zápisu názvu obchodní firmy společnosti. Rejstříkový soud vydá usnesení, které v elektronické podobě doručí do datové schránky. Pokud se společnost chce vzdát práva na odvolání a zkrátit tak 15 denní lhůtu, musí si dokument nechat konvertovat, protože ke vzdání se je dokument potřeba. Ovšem na rejstříkovém soudu jej nevyhotoví (nekonvertují), protože přece vše posílají v elektronické podobě do datové schránky. Proto je potřeba si dokument konvertovat u notáře, CzechPointu atp., k tomu je ovšem potřeba kód podle kterého notář či CzechPoint provede konverzi konkrétní listiny. Přijde Vám to komplikované? Není to ani levné, za konverzi se platí poplatek 30,-Kč za stránku.
Co říci závěrem?
Ano, zavedením datových schránek se podnikatelská veřejnost dostala do situace, kdy jsou některé úkony komplikovanější, zmatenější, zdlouhavější a dražší. Výsledkem je výrazné ulehčení úředníkům, pro které to znamená úspory, ale zkomplikování situace podnikatelské veřejnosti, na kterou jsou přeneseny náklady na ověřování a oběhávání.
Pokud se tedy agendou datové schránky nechce podnikatel zabývat, případně pro není snadné obsluhovat datovou schránku v českém jazyce, můžete se obrátit na SMART Office a pověřit (zplnomocnit) administrací schránky odborníky.