Hospodářské noviny: Jak snížit náklady na provoz kanceláří

Přečtěte si aktuality z oboru a články o SMART Office

28. dubna 2009

Jak snížit náklady na provoz kanceláří

Název zdroje: Hospodářské Noviny
Datum vydání: 28. 4. 2009
Nadpis: Jak snížit náklady na provoz kanceláří

Náklady na provoz kanceláří spolknou velký díl firemního rozpočtu. Pokud se podnik nebo živnostník bez těchto prostor neobejde, nezbývá mu než hledat možnosti, jak na provozu ušetřit.

1. Jednejte s majitelem o podmínkách nájmu

Úsporou, která se projeví okamžitě, je snížení nájmu. Spojte se tedy s majitelem nemovitosti a jednejte s ním o snížení ceny. I když ji máte pevně fixovanou na určité období, je možné, že nějaké dohody dosáhnete. Pokud jste bezproblémovým, dlouholetým a včas platícím nájemcem, jistě k tomu váš "domácí" přihlédne.

Za normálních okolností majitelé komerčních prostor tlakům na snížení ceny odolávají. Dnes je ale jiná situace. Strana poptávky na trhu skoro chybí. Krize se postupně dotkne každého. V této situaci může být moudřejší smířit se s menším ziskem od solidního nájemce než bůhví jak dlouho hledat nového. Minimálně za pokus to stojí.

2. Před stěhováním zkuste kanceláře pronajmout

Systémovější řešení by přineslo přestěhování do levnějších prostor, ale často je předčasné ukončení nájemní smlouvy ošetřeno ve váš neprospěch. Většinou musíte platit do konce platnosti smlouvy. V opačném případě hrozí vysoké penále a propadnutí složené kauce.

Určitým řešením snížení nákladů je další pronájem části prostor, které má společnost sama pronajaté. Například pokud nemá jazyková škola dlouhodoběji naplněné všechny své učebny, může některé z nich nabídnout třeba začínajícímu právníkovi. "Na začátku svého podnikání jsem si právě takto v jedné jazykové škole v pražském Karlíně pronajímala dvě místnosti," říká Lucie Melicharová, majitelka konzultační firmy Learn2grow. Samozřejmě, že tento podnájem musí být v souladu s nájemní smlouvou a souhlasem majitele nemovitosti.

3. Než změníte dodavatele, jednejte s ním o slevách

Každý správný office manažer má přehled o firemních dodavatelích. Nicméně v čase recese by měl sáhnout k jejich prověření. Není nutné hned měnit třeba dodavatele nových tonerů nebo papíru do tiskárny, ale můžete vyvolat obchodní schůzku s cílem snížení ceny služeb či zboží. Stejně tak jde uvažovat i v případě externího správce počítačové sítě, účetní nebo úklidové firmy.

4. Dvěma lidem v terénu dejte jedno pracovní místo

K vyšší efektivitě ve využívání pronajatých kanceláří a z toho plynoucí úspoře vede zavádění práce z domova. Jedno pracovní místo tak mohou sdílet i dva zaměstnanci.

V souvislosti s tím realitní kanceláře uvádějí, že se mírně zvyšuje zájem nájemců o takzvané open space kanceláře. "Řešení kanceláří touto variabilní formou nám umožňuje, aby několik našich obchodních zástupců, kteří jsou velmi často mimo kancelář, sdílelo společné pracovní místo," říká Pavel Uksa, ředitel oddělení nákupu DHL.

5. Dokumenty neskladujte v drahém centru

Jinou možností úspory je uskladnění archivovaných dokumentů mimo draze pronajaté prostory v centrálních skladech. "Temperovanou, 24 hodin přístupnou a kamerami zabezpečenou skladovací kóji, například o velikosti deset metrů čtverečních, pronajímáme za šest tisíc korun měsíčně," říká Soňa Fialová, generální manažerka pražské firmy City self storage.

6. Omezte a kontrolujte zbytečný tisk

Především ve firmách, které se denně potýkají s "papírováním", by mělo vedení apelovat na zaměstnance, aby víc než dřív přemýšleli, než stisknou tlačítko print. Skutečně dokument potřebují vytisknout? "Dbáme na to, aby si naši lektoři i zaměstnanci tiskli pracovní texty oboustranně, a také hlídáme, aby si netiskli nic, co přímo s výukou nesouvisí," říká Lucie Semanská, office manažerka v pražské jazykové škole Educo. Například u firmy do 30 zaměstnanců může úspora dosahovat stovek korun měsíčně.

V řadě podniků přitom s hlídáním nákladů nečekali až na příchod krize. "Již před lety jsme zrušili všechny osobní tiskárny a přešli na centrální tiskárnu, kterou je možné použít až po zadání osobního kódu," říká Jan Rafaj, tiskový mluvčí skupiny Eltodo.

7. Zkuste využít virtuální kancelář

Zájem o takzvané virtuální kanceláře roste. "V posledních dvou měsících jsme zaznamenali nárůst poptávky o desítky procent," říká Josef Jaroš, ředitel společnosti Smart Office & Companies, která se pronájmem virtuálních sídel zabývá.

Tato varianta je vhodná především pro firmy, které ke svému podnikání vlastní kancelář či sekretářku vůbec nepotřebují. Nebo chtějí mít sídlo na prestižní adrese. Oproti provozu "klasické kanceláře" lze ušetřit tisíce korun. V případě prestižní adresy až desetitisíce. "Za měsíční paušál získáte správu poštovní agendy, telefonní a faxové číslo a školený personál, který bude vyřizovat telefony," doplňuje Josef Jaroš. Problém není ani přeposlat příchozí faxový dokument na předem určenou e-mailovou adresu. Běžně se pronajímají i plně vybavené jednací místnosti zhruba za 600 korun za hodinu.

Prestiž "dobré adresy" v centru města ale není jediným důvodem pořízení virtuálního sídla firmy. Větší města společnostem umožňují také výhodu anonymity. "Firmy dávají přednost pronájmu virtuálních kanceláří ve větších městech před malými městy, protože tam se lidé snadno dozvědí o obchodních aktivitách společnosti, což nemusí být vždy žádoucí," říká Zuzana Rožková ze společnosti Actam, která se pronájmem těchto společností zabývá. Podnikatelé z malých měst jsou také častěji kontrolováni místním finančním úřadem, protože počet daňových poplatníků je v takových místech nižší než ve velkoměstech.

Další výhodou pronajatého sídla je stálost adresy. Při případném stěhování provozovny není potřeba vyřizovat změnu sídla.

Zdroj: Hospodářské noviny

Zpět

Máte zájem o naše služby? Chcete se na něco zeptat?

Aktuality

Aktuality, tiskové zprávy, články.
Vše na jednom místě.

Máte zájem o naše služby?
Chcete se na něco zeptat?

Napište nám
Zavřít
Na tomto webu používáme soubory cookies, abychom mohli zajistit jeho plnou funkčnost, analyzovat návštěvnost a případně přizpůsobit vhodně obsah a reklamu konkrétním uživatelům. Veškeré takto získané informace zpracováváme v souladu s dokumentem Prohlášení o ochraně osobních údajů.